Często realizujemy projekty, które nie mają większego sensu. Już w trakcie realizacji przedsięwziecia okazuje się, że partnerzy nie są zaangażowani w zlecone przez nich zadanie. Z jakimi innymi problemami najczęściej się spotykasz?

1. Biznes zgłasza pomysł, twierdząc, że ma on kluczowe znaczenie, po czym nie ma komu napisać założeń.

2. Twój dział przygotował rozwiązanie, ale nikt nie chce go testować.

3. W trakcie testowania projektu okazuje się, że całkowicie zmieniają się założenia.

4. Masz swój pomysł na projekty, które wspomogą cały biznes. Nikt ich nie uwzględnia. Całkowity brak zaangażowania.

5. Menedżerowie narzekają na architekturę, na długi czas dostarczania rozwiązań, podczas gdy jak tylko proponujesz usprawnienie działań, okazuje się, że są ważniejsze sprawy.

To typowe problemy, z jakimi się borykamy. Cała odpowiedzialność za IT spada na nas, podczas gdy wydaje się, że nie mamy pełnej możliwości działania. Czy na pewno?

Zacznijmy od początku

Problem w komunikacji z biznesem polega na tym, że obie strony nie słuchają się nawzajem. Zamiast skupić się na zrozumieniu prawdziwych potrzeb drugiej strony, koncentrujemy się na dyskusjach o rozwiązaniu. Pamiętam sytuację, że biznes zgłosił zapotrzebowanie na zmiany w systemie, które miały służyć zwiększeniu sprzedaży produktu. IT stwierdziło, że to będzie kosztowało kilkaset dni roboczych. Reakcja biznesu była natychmiastowa: "Dlaczego tak dużo? To przecież prosty zabieg, zmiany w systemie". Możemy sobie wyobrazić, co było dalej. Eskalacja konfliktu, którego echa dotarły do prezesa. Padły stwierdzenia, że "to nasze IT jest nieudolne" i "należy szukać rozwiązań na zewnątrz". Spotkałeś się z taką sytuacją? Na pewno nieraz. Podobne przypadki prowadzą do tego, że biznes zaczyna "pod biurkiem" tworzyć własne rozwiązania. Spotyka się z firmami zewnętrznymi i zaczyna planować bez nas. Czy można się temu dziwić? Gdybym był na ich miejscu, powiedziałbym, że nie. Jeżeli czegoś chcesz i nie możesz tego uzyskać, próbujesz inaczej.

W tym przypadku wzrost niezadowolenia doprowadził do zastanowienia się nad sytuacją. Zaczęliśmy pytać ludzi z biznesu, czego naprawdę potrzebują. Oto przebieg rozmowy:

IT: Na czym wam najbardziej zależy?

Biznes: Chcemy przenieść z systemu A do systemu B funkcjonalność sprzedawania kart. Założenia są proste. Trzeba to jeden do jeden przekopiować.

IT: No dobrze, chcecie przenieść z A do B funkcjonalność. Co dzięki temu osiągniecie?

Biznes: Jak to co?! Będziemy mogli dołączyć do sprzedaży nowych produktów obecnych klientów.

IT: Po co naprawdę chcecie dołączyć obecnych klientów?

Biznes: Będziemy mogli zaoferować im karty lojalnościowe.

IT: Co dzięki temu uzyskacie?

W tym momencie pojawiło się zdenerwowanie.

Biznes: Nie zadawaj bezsensownych pytań!

IT: Wiem, że wydają się bezsensowne. Zależy mi na tym, żeby pomóc ci zrealizować cel, dlatego chcę zrozumieć, o co ci chodzi. Dzięki temu będę mógł znaleźć szybsze i prostsze rozwiązanie. Powiedz, co jako biznes uzyskacie dzięki kartom lojalnościowym?

Biznes: Będziemy mogli zwiększyć liczbę wydawanych kart.

IT: Czyli zależy ci na wydaniu większej liczby kart lojalnościowych?

Biznes: Tak, przecież o tym mówiłem na początku!

IT: Co dzięki temu uzyskasz?

Biznes: Mam takie plany sprzedażowe i muszę się z nich wywiązać.

IT: Czyli chodzi o to, abyś mógł wywiązać się ze swoich obowiązków, spełnić oczekiwania szefów.

Biznes: No tak.

W tym momencie zmienił się ton głosu po obu stronach. Relacja nabrała innego wymiaru. Okazało się, że potrzebę zwiększenia wydania kart lojalnościowych można zrealizować w kilka dni poprzez prosty zabieg. Pierwotne rozwiązanie sugerowane przez biznes wymagało kilkuset dni. Czy spotkałeś się w pracy z podobnymi przypadkami?